Privacyverklaring Scouting Zuidlaren

Privacyverklaring Scouting Zuidlaren “De Rangers”

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. Met deze privacyverklaring willen wij u graag duidelijk en transparant informeren en geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Zuidlaren.

Ledenadministratie

Voor de ledenadministratie maken wij gebruik van Scouts Online van Scouting Nederland. Leden melden zich aan met een inschrijvingsformulier waarna de gegevens in Scouts Online worden ingevoerd. Het inschrijvingsformulier wordt na inschrijving in Scouts Online vernietigd.

In Scouts Online krijgt ieder lid een lidmaatschapsnummer en worden de volgende persoonsgegevens opgeslagen:

Aanvullende gegevens worden alleen geregistreerd als deze gegevens verstrekt worden en de betrokkene daartoe toestemming heeft verleend. Een lid kan altijd zijn eigen persoonsgegevens inzien en wijzigen door in te loggen in Scouts Online en te gaan naar “Mijn Scouting”, om vervolgens te kiezen voor “Mijn basisgegevens”. Een uitzondering op deze gegevens is de geboortedatum. Deze is alleen door de gegevensbeheerder van de groep te muteren.

Na afloop van het lidmaatschap worden de gegevens nog bewaard voor statistische doeleinden, het organiseren van een reünie en om te zorgen dat een lid bij her inschrijven binnen twee jaar niet alle gegevens opnieuw hoeft in te voeren. Eventuele formulieren, zoals een gezondheidsformulier, wordt na 6 maanden verwijderd.

Toegang tot deze gegevens hebben alleen de gegevensbeheerders, de leiding van de betreffende speltak en bestuurders van Scouting Zuidlaren.

Het privacy statement dat van toepassing is op Scouts Online, is te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Zuidlaren hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of een kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die per activiteit dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers.

De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig en afgesloten bewaard en niet digitaal geregistreerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak, zoals genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie, zoals allergieën of medicijngebruik, of informatie over het welzijn van het lid.

Scouting Zuidlaren legt deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ vast voor de periode dat de betrokkene lid is van een specifieke speltak (Bevers, Welpen, Scouts, Explorers, Roverscouts en Stam). Dit gebeurt op papier of in het overige veld in Scouts online. De gegevens in Scouts online kunnen altijd door u worden aangepast, bij overvlieging verandert deze informatie niet automatisch. Wanneer de informatie op papier is vastgelegd zal bij overgang naar een andere speltak telkens opnieuw om toestemming worden gevraagd om de desbetreffende informatie te delen. Voor jeugdleden wordt toestemming aan ouders of verzorgers gevraagd.

Scouting Zuidlaren wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een registratieformulier of aanmeldings-email. Deze gegevens worden zorgvuldig en afgesloten bewaard, zijn alleen beschikbaar voor de leiding van de speltak en de penningmeester. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd en de gegevens worden binnen 4 week na de activiteit verwijderd.

 

Financiële administratie

Om de financiële administratie te voeren maakt Scouting Zuidlaren gebruik van Snelstart. Snelstart is een financieel pakket dat als cloud-applicatie beschikbaar wordt gesteld. Tussen Scouting Zuidlaren als “verwerkingsverantwoordelijke” en Snelstart als “verwerker” in termen van de AVG, is een verwerkersovereenkomst van kracht als onderdeel van de algemene voorwaarden van Snelstart. Deze is te vinden op: www.snelstart.nl/hubfs/downloads/algemene_voorwaarden.

In Snelstart leggen wij uitsluitend naam, adres, lidmaatschapsnummer en rekeningnummers vast. Alle financiële transacties lopen via de Rabobank. Alleen de penningmeester, een geautoriseerde bestuurder en de kascommissie van Scouting Zuidlaren hebben inzicht in de financiële gegevens.

Na afloop van het lidmaatschap worden debiteuren inactief gemaakt. Op verzoek kunnen deze gegevens, na einde lidmaatschap en conform de wettelijke bewaartermijnen, verwijderd worden.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de (bege)leiding op die manier ouders van de jeugdleden bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden afgesloten bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scouting Zuidlaren maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie.

Op www.scoutingzuidlaren.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). De gebruiker wordt gevraagd akkoord te gaan met deze cookies.

Op de Facebook pagina van Scouting Zuidlaren kunnen onze activiteiten gevolgd worden. Dit is een open pagina en kan door iedereen gevolgd worden. De inhoud van de pagina wordt beheerd door onze webmaster. Per speltak is een beheerder aangewezen om informatie van de betreffende speltak te delen. Sommige speltakken hebben een eigen gesloten Facebook groep.

 

Beeldmateriaal

Scouting Zuidlaren maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting, als herinnering en om ouders/verzorgers te betrekken bij onze activiteiten.

Bij de lidmaatschapsregistratie wordt expliciet om toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Conform het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland wordt voor elk lid in een bestuurlijke, organisatorische of leidinggevende functie een VOG aangevraagd. De betrokkene geeft hiervoor akkoord door zelf de (digitale) aanvraag in te vullen. Een kopie van de VOG wordt fysiek bewaard door de groepssecretaris voor de periode dat de betrokkene de functie bekleed. In Scouts Online wordt uitsluitend geregistreerd of betrokkenen wel of niet beschikken over een geldige VOG.

Datalekken

Indien er sprake is van (of een vermoeden is van) een datalek, dan wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Een (vermoeden van) een datalek kan gemeld worden via het contactformulier op onze website.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Zuidlaren binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretaris@scoutingzuidlaren.nl).

Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

 

 

Communicatie

Deze privacyverklaring is terug te vinden op www.scoutingzuidlaren.nl/privacy. Eventuele vragen kunnen gesteld worden aan het groepsbestuur via secretaris@scoutingzuidlaren.nl.